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怎么策划一个成功的活动——线下篇

发布时间:2020-07-09 05:28 编辑: 来源:


  前提条件:小型活动:20---200人,预算5000以内。

  Check List

  定下时间。

  确定预算。

  确定场地。

  演讲者。

  报名渠道

  发布通知

  活动通知格式

  现场人员名单

  物料清单

  现场时间表

  拍照注意

  礼物

  活动策划

  志愿者

  PPT(keynote)

  未完待续。

  时间:

  跟议论文一样,时间地点人物时间。定下时间,选择地点,预估人数,开始筛选和谈场地。

  考虑讲师时间、同事时间、公共节假日时间、场地是否有空…… 综合上面之后,确定时间。

  确定活动时间为2小时,还是3小时。当然活动一般会延时,一般是半小时到1小时。

  预算:

  跟老板谈谈,跟同事问问,若有免费资源,一定用上。

  比如免费赞助食物,免费提供场地,免费赞助小礼物等等。这样同样5k能做更多事情。

  讨论一次后,也就知道哪些是不能省略的钱,哪些可以灵活。

  是否开发票,发票是否另外加7%税点,是否要定金,现场支付还是提前付款等,提前问。

  场地:

  是否能帮你收快递,现场Wifi,麦克风,投影能不能用。现场吵不吵?电源插座够不够?

  空调能用不?能不能放你们的海报、易拉宝?

  场地放是否提供免费食物?他们是否有人协助你们?还是只有场地,你们自己搞定其他的。

  从正门开始,是否能有指示牌?避免你的用户找不到?

  场地是否很有名?人流量是否很大,是否会有该场地游客加入你们活动。

  该场地是否有微信、微博等等,是否愿意替你们宣传推广活动,这个可以带来更多流量。

  场地负责人的微信、手机号码是?

  若不能自己前去看场地,请他们把场地照片发给你。看一次比较有感觉。

  现场也知道东西怎么放最合适了。

  演讲者:

  他们是否有不靠谱前科?会不会准时到达?

  他们PPT在活动前检查一次,以防奇怪的事情发生。

  他们用mac还是win,是否需要投影仪?

  他们的微信或者微博账号是?这在活动宣传时候,需要@ 给他们。

  主持人可以把演讲者社交账号读一次,加深了解,介绍时候跟亲切人文。

  活动前向演讲者把所有PPT要到,演讲完毕放入分享。方便参加者获取。

  报名渠道:

  可以用很多地方宣传推广,但是报名的link只能一个。

  我个人推荐用Google form去登记和统计报名。

  但若全部用豆瓣或者微博活动统计,也可以。总之就是一个统计数据。

  避免重复报名,多次统计,发邮件通知也容易出问题。

  另外,报名时候可以做小信息收集的。他们常用APP是?怎么知道你们的?有无建议等等。

  后台可以看到报名人邮箱和社交账号,对社交大账户可以特别留意一下。

  某些相关公司邮箱,签到时候也可以留意,比如name@ http://CCTV.com

  发布通知:

  同上,场地是否可以通知,是否在场地提前张贴海报?

  是否还有友情渠道可以通知?

  自家那些渠道可以通知?

  包括但不限于:短信、邮件、微信、微博、G+、博客、专栏、线下告知……

  通知时间(示例):2014年3月29日上午9:00---上午11:00

  地图搜索有数据过期概率,请一定详细指明路线。地点一定配地图指示图,告知最近地铁口,比如:B口出,左拐,看到XX大厦,楼下即是

  若需要公交换乘,请详细标注,并指示问路电话。

  报名成功后通知一次,活动前3天再通知一次。

  另外,活动通知发出后,给演讲者看看。某些演讲者会顺手转发一下,能带来不少人流。

  微信、微博发送,然后戳link直接报名。可以用问卷网收集数据。

  Google form、活动行、友付、vasee、豆瓣同城、微博同城,做活动发布都不错。

  另外,书是死的,世界是变化的。现场一定要灵活使用。

  比如市场调查类的活动,就不要到处发通知。先自己公司内部微信、email通知,短信通知,最后再微博通知,最后若人数实在不够,再公众通知。这样能保证得到自己相关用户参加,而不是一堆无关人员,甚至是竞争对手跑来参加。

  活动通知格式:

  按照标准方式去写,时间地点人物事件。

  让人30秒内能判断,这个活动是否值得参加。

  不要太文艺腔,过度联想美化。

  时间表,地点,演讲内容简介等等干货放前面。

  用自己语言多描述一下演讲者,只写XX公司XX职位,容易让职务普通人,失去关注度。

  而且牛叉公司牛叉职务,可能让人以为言辞无趣讲套话,而不来参加。

  用心写语言,能吸引到不同的受众。

  “讨论APP设计原则,快速迭代方式”

  “48小时持续熬夜改设计暗黑历程”

  “爱改需求的产品经理 VS 敏捷开发工程师”

  “设计师分享:怎样高效和工程师沟通”

  同一件事用不同方式去表达,会吸引到不同的受众。

  现场人员:

  确定那些是必须提前来的人。提前1小时到达。

  准备物料,检查细节,准备签到物质,跟场地方沟通。

  如果现场提供食物,提前1小时点餐,现场人到达后直接开始使用食物,避免等待浪费时间。

  明确分工,虽然可以互相照应,有明确分工,更能检查。

  拍照的,实时微信群互动的,微博更新的,签到的,发礼物的,传递话筒的……

  物料:

  常见物料有:海报、现场小礼物、签到表、签到笔(大量)、易拉宝、零食、摄影仪、相机……

  不少物料需要提前快递到场地,需要场地方签收。

  有些需要提前张贴,比如海报。

  现场时间表:

  不要拖时间,有些场地有下一场活动,延时会耽误另一个人。

  有些场地按照时间计算,延时需要另外计费。

  另外,延时会导致用户提前离开,效果也不好。

  严格按照时间表来,若调整,再计算一次时间。用电脑或者平板给演讲者倒计时。

  并在最后5分钟、1分钟,倒计时提醒。

  拍照注意:

  拍到现场活动标志。

  拍到演讲者和PPT

  拍到提问者。

  拍签到场面、拍接受礼物、拍离开时候跟演讲者继续追问和换联络方式。

  尽量早邀请大家一起拍合影。后面很多人走了。如果有横幅,可以拍一起在横幅或者海报下合影。

  拍一些花絮和小场景特写。

  这些后期写活动总结和新闻时候能用到。

  礼物:

  带走的礼物我重点推荐:贴纸,t恤。

  现场互动的小礼物,我推荐书籍和零食。

  礼物不仅仅是用来沟通感情,重点是广告和传播效果。

  如果能把你的标志贴在电脑上,带到各个地方,这个传播效果有多好。

  我看过几个网络媒体记者把小米贴纸贴在自己mac上。

  那个贴纸挺好看的。虽然我不用小米手机,也仔细看了很久。

  千万别在丑购物袋上印刷 XXX公司。

  要有特色,希望那些爱自拍爱炫耀的网络控,能带回去,能传播,能给别人看。

  最好是贴纸、t恤,这个定制不贵,而且传播效应好。

  其次是帽子、杯子,这能用很久。

  再次是手环、明信片等等,这个大部分情况下都会被丢弃,就现场图个意思。

  无论选那种,请一定要好看。不好看只会被当睡衣用,或者直接丢掉。

  另外对其他公司赞助的礼物,不要抱太大希望。一般都是公司无用废弃品,卖不掉的东西之类。笔啦,电吹风啦,充电器啦,U盘,圆珠笔之类。

  当然有比没有好,能加深场内互动效应。提问者得到礼物当鼓励,挺让人高兴的。

  好看玩偶非常有传播效果,但是也比较昂贵,一个好玩偶可能需要100左右成本。

  即使是糖胶小人,好的定制价格在30元左右。另外糖胶比较小,不如给大大礼物比较有效果。

  小零食,巧克力,棉花糖也不错,如果有人提问,给他们区域撒零食。

  其他风车啦,气球啦,风筝,勺子啦,包括洗洁精等等,都行。有礼物比没有好。图个意思。

  如果事先没有熟悉靠谱的商家,请一定不要去定制,你无法控制质量。

  活动策划:

  定下时间后,去掉演讲、提问时间,余下来的时间可以策划一些好玩环节。

  如果希望台下观众大家互相认识。可以搜破冰游戏。

  可以单身交友,这个是大部分人感兴趣环节。

  可以让大家分组讨论。也可以现场5分钟,大家轮流分享小故事。

  也可以直接茶歇,所有人自动找自己感兴趣的人去聊天。一切看你活动主题。

  如果是某个节日庆祝主题,空余时间可能是大家一起玩游戏。

  我常用的小方式,会让所有人开始写自己知道的APP,数量最多的送礼物。

  另一次是所有人写自己知道的程序语言,数量最多的赢。

  这样一群人会按照同一个主题,讨论相关信息,互动最高。

  若有现场姑娘提问,可以询问是否单身,若是,可以赠送额外小礼物。

  当然如果是户外活动,空余时间大概是玩走扁带,打绳结,回答技术问题等等。

  活动方案确定:

  活动一般是多人一起举办,策划方案提前跟队友讨论有助于避免盲点。也能提供更多信息。

  建立个微信群,其他信息用G doc同步即可。

  我办过的活动,一般是3个人一起做,Check List大家一起看,有遗漏会提醒。

  “责任到人”方式不适合动态活动,世事万变,一个靠谱团队更能适应变化做出成功活动。

  一旦某人暂时不在,另外2个人能补充上。

  团队能一起教育和培养志愿者和新人。

  志愿者:

  有很重要且不可替代的职务,比如:组织者、主持人。

  也有一些活动,谁都能做,可以让任何人5分钟内加入帮助。

  比如签到啦,发小礼物啦,维持秩序啦。

  这些可以从你的参会人员里面选择,填写报名表格时候询问,是否愿意成为志愿者。

  一般是10:1的概率,100个人参会,大概10个愿意当志愿者,最后大概有5个真的来当志愿者。

  这个也跟组织有关系,公益,有趣,有公信力的组织,更容易获得靠谱志愿者。

  大学生是志愿者主力,但他们相对经验较少,但时间更多。

  在职2--3年的人员是第二主力,他们经验丰富,一般参加跟工作相关的志愿者。

  大牛很少成为志愿者,时间不够。邀请他们来演讲即可。

  请志愿者填写:姓名,电话,邮件,微信号,擅长领域。

  每次活动前,指定志愿者XX,去做XXX的事情。方便3分钟进入状态。

  若能填写擅长领域,可以引导志愿者完成文案、海报、翻译、报道撰写等等工作。

  每次线下活动,好好挖掘和培养志愿者,未来活动会越来越顺利。

  PPT(keynote)

  记得尽量带上自己组织标志,开头和结束有大标志,结束页面有联络方式。

  尽量转PDF,方便会后分享。

  不要用XX公司业务介绍,那个格式PPT,太没诚意。

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